关于物业管理公司内控的研究

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　　摘要：自九十年代以来，我国房地产企业获得了前所未有的迅猛发展。在这一背景下，物业管理公司应运而生。在其发展的近二十年时间里，物业管理公司处于逐渐完善之中。但是，就内部控制而言，依旧存在诸多亟待解决和规范的问题。基于此，本文立足于物业管理公司，以内部控制为视角，进行相关探讨与研究，希望有助于我国物业管理公司的未来发展。

　　关键词：物业管理公司;内部控制;研究;规范

　　一、引言

　　物业管理公司是我国社会发展中，尤其是房地产企业迅猛发展中不可或缺的一种新兴行业。自上世纪90年代至今，物业管理公司在我国的发展已达20余载。但是在内部管理与控制方面尚存在许多不甚完善之处，亟待规范。而加强内部管控，有助于物业管理公司提高运营效率，同时在会计核算等财务管理方面也能更加安全与准确。

　　二、物业管理公司实施内部控制的必要性分析

　　(一)有助于物业管理公司的财务检查与财务内控

　　实施内部控制，有助于物业管理公司进行财务检查和财务内控。主要体现在：作为财务监督的主要方式，财务检查通过利用良好内控环境下的会计核算资料，检查物业管理公司财务收支与各类经济活动是否有效、合理合法。而在物业管理公司良好的内控机制下，财务控制得以渗透到公司各个环节与部门，使之更全面。

　　(二)有助于物业管理公司及时做出财务计划与财务预测

　　面对激烈的市场竞争与变化莫测的市场经济环境，物业管理公司需在自身发展中及时做好预测与计划，把握市场发展机遇，制定出可行的经营目标。而良好的内部控制能够帮助物业管理公司及时根据市场环境做出成本、利润预测，以及对未来发展和资金运用做出可行性预算，为经营决策提供可靠依据。

　　(三)有助于物业管理公司进行资金管理

　　资金管理不仅是财务管理的核心，还是企业有效运营的关键。良好的内部控制机制，有助于物业管理公司进行资金管理。在内控机制的作用下，物业管理公司得以充分考虑资金的余缺情况，充分利用闲置资金，或者根据银行利率的变动趋势合理安排短、长期借款的结构比例。既能有效满足物业管理公司的资金需求，又能降低资金使用成本。

　　三、物业管理公司实施内部控制的有效性分析

　　(一)在制度层面上物业管理公司内控较为薄弱

　　目前，我国物业管理公司的内控机制相对薄弱，在制度上尚不健全。主要体现在以下几个方面：第一，目前我国物业管理公司尚没有较为全面完整的内部控制规范，使物业管理公司在内部管理上“各有家法”，无法实现纵向比较;第二，随着市场环境的愈发健全，越来越多的物业管理公司开始逐渐重视内部控制。

　　但是，由于物业行业整个大环境内控机制的匮乏，造成物业管理公司在内部管理与控制，以及在财务管理中，都存在一定的不规范、待解决问题;第三，由于房地产市场的影响，我国物业管理公司的组建方式并不统一，导致在财务管理方面，有些物业管理公司实行主办单位的行业财务会计制度，而有些物业公司则是依据自身特点与经营需要，自行建立一系列会计核算科目以及财务管理和内控制度。这种“多模式”化的内部控制形式，并不利于物业管理公司的未来发展与管理。

　　(二)物业管理公司的内部控制效率有待提高

　　目前，我国物业管理公司的内部控制依然停留在传统手段，如人工操作。而随着市场的发展，现代企业经营环境日趋复杂，无论是其经营内容还是信息处理工作量都非常大。倘若对其内部控制依旧采取传统人工手段，不仅需要耗费大量人力物力，工作效率也得不到提升。而且，内部控制人员由于需要忙于核对、验证各种数据，可能无暇根据行业环境和物业管理公司的发展需要及时作出预测和分析，从而影响了物业管理公司的未来发展。

　　另外，长期处于低效率，可能会造成物业管理公司的内控机制“流于形式”。

　　(三)物业管理公司管理者及相关人员对内控重视不足

　　目前，我国物业管理公司的管理者及相关人员对内部控制的重视程度有待提高。而且，由于内控意识的匮乏，使物业管理公司的内控人员普遍素质较低，专业能力十分有限，甚至还存在在岗人员不具备岗位专业知识的情况。造成原因主要源于公司领导对内部控制的认识不足或者对内部控制的认识存在误区。有些管理者认为内部控制从属于财务管理，操作人员也应即为公司会计人员，根本不重视内部控制专业队伍的建设。还有些物业管理公司在内控人员的安排上任人唯亲，常常安排一些有关系但专业素质不高的人员担任公司内部控制工作。而这些人员常常一味迎合领导，使内控机制形同虚设。其实，公司管理者及相关操作者的态度往往决定着工作质量的好坏。而这种漠视态度不仅不利于物业管理公司的内部管理与控制，同时也不利于其未来发展与进步。

　　四、如何进一步加强物业管理公司的内部控制

　　(一)通过预算控制于“事前”做好内部控制

　　事前控制主要指“预算控制”，即物业管理公司发生经济业务时，要将实际情况与预算目标相比较，倘若物业管理公司发生的业务事项与预算目标不相符，则应予以否决或者提请管理层进行决策。此外，要根据岗位职责赋予每名员工的操作权限，以于业务发生前便能有效落实每项经济业务的人员责任。进行事前控制，能有效提高物业管理公司内部控制的客观性，同时还能克服在控制过程中的“人情障碍”。

　　(二)通过业务操作控制与会计内部控制于“事中”做好内部控制

　　事中控制顾名思义，是在经济业务发生过程中所进行的管理工作。根据西蒙(1978年诺贝尔经济学奖得主)的“有限理性”原则：倘若对过程进行良好的控制与管理，那么必能得到理性的结果。可见事中控制的必要性与重要性。事中控制主要通过以下两种程序实施控制，即业务操作控制与会计内部控制。

　　(三)通过核对检查相关事项对规范的完成情况于“事后”做好内部控制

　　这种检查核对主要体现在以下几方面：首先，数据核对。将财务部门的数据记录与业务部门的实际情况相核对，通过数据检查其是否相符，此为内部数据核对。此外还可以利用外部数据核对。比如，利用银行的电子对账单，检查物业管理公司实际收付的资金与银行记录是否相符。其次，风险监测。根据物业管理公司可能面临的各种风险类型(比如经营风险、筹资风险、市场风险等)，设计风险模型，并注意搜集实际风险数据，评估风险对公司的“破坏”程度，生成风险评估报告。再者，检查公司前期计划的完成情况。物业管理公司可以定期将实际绩效与前期设定目标相比较，审核实际与计划的“偏颇”程度，并设定未来发展或改进方向。

　　(四)建立健全物业管理公司的内部控制体系

　　建立健全物业管理公司内部控制体系要做好以下几点：首先，建立内部审计部门，开展定期不定期的内部审计工作。通过公司内审，及时找出管理中的工作漏洞和岗位漏洞，尽快筹划解决方案，查漏补缺。同时建立内控岗位责任制，明确各岗位的权力责任，对于内控工作不力的部门和人员，内审部门要严格披露。其次，建立内部控制考评机制，对内控工作进行全程监督，根据定期对内控监督审查的结果，进行合理的奖惩，提高各部门参与内控管理的积极性。再者，对公司收费业务合理规范，制定一系列收费管理细则，要求物业收费标准及细则透明化。引用先进的收费软件系统将计费、收费流程信息化，合理界定操作权限，核实收费业务进程，定期向业主公布。

　　(五)进行全面分析工作，防范公司潜在风险

　　物业公司通过收取物业管理费获得运营资金。这部分资金除满足正常的运营管理以外，公司还会开展一部分投资活动。投资必然存在风险。物业公司应建立财务分析小组，对投资项目进行全面的财务分析，将投资风险控制在公司可以承受的范围之内。同时，财务分析小组应随时关注公司的资产负债水平，了解公司财务运转状况，科学判断公司的经营风险程度，保证运营资金的合理运作，为公司高层的正确决策提供可靠依据。另外，分析小组应与内审部门相互合作，及时查补公司财务制度中的漏洞，防范财务风险。

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